Gestionale affitti: cosa tenere sotto controllo, quando basta un foglio di calcolo e come scegliere il software

Pubblicato il 4 novembre 2026di Tauro Lab10 min di lettura

In breve Un gestionale affitti serve a non perdere le date che contano: registrazione entro 30 giorni, imposta di registro ogni anno se non hai la cedolare secca, aggiornamento ISTAT se previsto, disdette almeno sei mesi prima. Con pochi contratti seguiti da te spesso basta un foglio di calcolo; serve un programma quando i contratti crescono, lavorate in più persone o gli inquilini devono vedere documenti e pagamenti. Prima di scegliere chiedi per iscritto come passano i soldi, chi vede cosa e come esporti i dati.

Chi affitta uno o due appartamenti di solito tiene tutto a memoria. Funziona finché una data non scappa: la proroga da comunicare, l'imposta dell'anno dopo, la lettera per non rinnovare. Un gestionale affitti, o un foglio di calcolo fatto bene, serve prima di tutto a mettere le date in fila.

Questa guida è per il piccolo proprietario e per chi amministra pochi immobili, e parla di locazioni di abitazioni con le norme in vigore a novembre 2026.

Cosa deve tenere sotto controllo un gestionale affitti

Per ogni contratto ti servono otto cose, in ordine:

parti, immobile, data di firma, decorrenza, durata, tipo di canone e regime fiscale;
le scadenze: registrazione, annualità, rinnovo, disdetta;
i canoni: atteso, ricevuto, mancante;
l'aggiornamento ISTAT, se il contratto lo prevede;
il deposito cauzionale e i suoi interessi;
le spese a carico dell'inquilino, con le fatture;
i documenti: contratto firmato, ricevute della registrazione, attestato di prestazione energetica, verbale di consegna;
le manutenzioni: guasto, intervento, costo.

Le scadenze di un contratto di affitto, in una tabella

Sono le date che il programma, o il tuo foglio, deve ricordarti per un contratto di abitazione.

Cosa	Quando	Dove sta scritto
Registrare il contratto	Entro 30 giorni dalla firma, o dalla decorrenza se è prima	Agenzia delle Entrate, legge 431/1998, articolo 13
Dare la prova della registrazione all'inquilino e all'amministratore di condominio	Nei 60 giorni successivi	Legge 431/1998, articolo 13
Imposta di registro dell'anno dopo, se non hai pagato tutta la durata né scelto la cedolare secca	Entro 30 giorni dalla scadenza dell'annualità precedente	Agenzia delle Entrate
Scegliere o cambiare la cedolare secca negli anni successivi	Stesso termine, con il modello RLI	Agenzia delle Entrate
Comunicare proroga, cessione o risoluzione	Entro 30 giorni	Agenzia delle Entrate
Aggiornamento ISTAT	Solo se e quando lo prevede il contratto	Il contratto; per negozi e uffici la legge 392/1978, articolo 32
Interessi sul deposito, da versare all'inquilino	Ogni anno	Legge 392/1978, articolo 11
Oneri accessori pagati dall'inquilino	Entro due mesi dalla richiesta	Legge 392/1978, articolo 9
Disdetta o richiesta di nuove condizioni	Almeno sei mesi prima della scadenza	Legge 431/1998, articoli 2 e 3

Registrazione e imposta di registro: cosa sapere

La legge mette la registrazione a carico del locatore, nel termine perentorio di trenta giorni (legge 431/1998, articolo 13). Per l'Agenzia delle Entrate può farla anche l'inquilino, online o in ufficio con il modello RLI; online è obbligatoria per gli agenti immobiliari e per chi possiede almeno 10 immobili. I contratti di abitazione che tra le stesse parti non superano 30 giorni in tutto nell'anno non si registrano (scheda dell'Agenzia).

Nel regime ordinario l'imposta di registro sulle abitazioni è il 2% del canone annuo, con un minimo di 67 euro per la prima annualità, e si paga per tutta la durata o un anno alla volta; locatore e inquilino ne rispondono entrambi. Si aggiunge il bollo, 16 euro per copia ogni quattro facciate o cento righe (quanto si paga). Le annualità successive si pagano online o con il modello F24 ELIDE, codice tributo 1501. Per chiudere in anticipo si pagano 67 euro, non dovuti se tutti i locatori hanno la cedolare secca (proroga, cessione e risoluzione).

Cedolare secca e aggiornamento ISTAT

La cedolare secca la può scegliere la persona fisica che affitta un'abitazione fuori da un'attività d'impresa o professionale. È un'imposta del 21% sul canone annuo, o del 10% per il canone concordato in alcuni comuni tra cui Torino, al posto di IRPEF e addizionali, e toglie registro e bollo su registrazione, proroga e risoluzione (Agenzia delle Entrate).

Per il gestionale conta un dettaglio: con la cedolare rinunci ad aggiornare il canone per tutto il periodo dell'opzione, anche se il contratto prevede l'adeguamento ISTAT, e lo comunichi prima all'inquilino con raccomandata, salvo che la rinuncia sia già scritta nel contratto (come si sceglie). Un programma che propone l'aumento ISTAT su un contratto in cedolare sbaglia.

Senza cedolare, l'aggiornamento c'è solo se il contratto lo prevede. Per negozi e uffici la legge 392/1978, articolo 32 lo limita al 75% della variazione ISTAT nei contratti di durata non superiore a quella dell'articolo 27. L'indice è il FOI senza tabacchi: da gennaio 2026 l'ISTAT usa la base 2025=100, con un coefficiente di raccordo di 1,214 rispetto alla base 2015 (ISTAT). Un foglio che confronta a mano indici di basi diverse sbaglia il conto. Il servizio Rivaluta dell'ISTAT lo fa per te, e un buon programma deve farlo da solo.

Queste regole riassumono le schede dell'Agenzia delle Entrate e le norme in vigore al 5 novembre 2026, e possono cambiare: dal 1° gennaio 2027, per esempio, si applica il nuovo testo unico delle imposte sui redditi (D.Lgs. 117/2026, articolo 377). La guida informa e non è una consulenza: per il tuo caso senti il commercialista o un professionista di fiducia.

Rinnovi, deposito, spese e documenti

Il contratto a canone libero dura almeno quattro anni, più quattro di rinnovo; quello a canone concordato almeno tre, più una proroga di due (legge 431/1998, articolo 2). Alla prima scadenza puoi non rinnovare solo per i motivi dell'articolo 3, con almeno sei mesi di preavviso. Dopo, chi vuole chiudere o cambiare condizioni scrive con raccomandata almeno sei mesi prima; se nessuno scrive, il contratto si rinnova alle stesse condizioni.

Il deposito cauzionale non supera tre mensilità e produce interessi legali, da versare all'inquilino ogni anno (legge 392/1978, articolo 11). Salvo patto contrario, pulizia, ascensore, acqua, energia, riscaldamento e servizi comuni sono a carico dell'inquilino, che paga entro due mesi dalla richiesta e prima può chiedere il dettaglio e vedere i documenti che giustificano le spese (articolo 9): ogni spesa deve avere la sua fattura.

L'attestato di prestazione energetica va mostrato al nuovo inquilino durante la trattativa e consegnato alla fine, e nei contratti da registrare serve la clausola in cui l'inquilino dichiara di averlo ricevuto (D.Lgs. 192/2005, articolo 6).

Foglio di calcolo o programma: quando basta il foglio

Un foglio di calcolo basta se hai pochi contratti e li segui da solo, gli inquilini pagano con bonifico, i documenti stanno in una cartella ordinata e le date in un calendario che guardi davvero. Fallo bene: una riga per contratto, una colonna per ogni data della tabella, un foglio per i pagamenti con importo atteso, importo ricevuto e data. Tieni una copia fuori dal computer: come fare i backup lo spieghiamo in sicurezza informatica per le PMI.

Serve un programma quando:

i contratti crescono e le date si accavallano;
lavorate in più persone e serve sapere chi ha fatto cosa;
gli inquilini devono vedere documenti, ricevute e spese da soli;
incassi con addebito automatico, o devi rendere conto a più proprietari.

Come valutare un software di gestione affitti

Porta un contratto vero, con dati di prova al posto di quelli dell'inquilino, e chiedi di vederlo inserito davanti a te. Poi chiedi, con risposta scritta:

Ricorda tutte le date della tabella, o solo il giorno del canone?
Blocca l'aggiornamento ISTAT sui contratti in cedolare secca e gestisce il cambio di base del 2026?
Prepara o invia il modello RLI, o registrazione e versamenti restano a te o al commercialista?
Distingue canone libero, canone concordato e locali non abitativi?
Collega ogni documento e ogni spesa al suo contratto?

Se ti serve qualcosa che i prodotti pronti non fanno, valuta un gestionale costruito sui tuoi processi. Il confronto tra prodotto pronto e sviluppo su misura è in WordPress o sviluppo su misura: parla di siti, ma le domande valgono anche qui.

Pagamenti, accessi ed esportazione dei dati: le domande da fare

I pagamenti

Chiedi se i soldi arrivano direttamente sul tuo conto, quali commissioni ci sono su ogni incasso e cosa succede se un addebito non va a buon fine. Con l'addebito diretto SEPA l'inquilino, di regola, può chiedere alla sua banca il rimborso entro otto settimane, senza motivi (D.Lgs. 11/2010, articoli 13 e 14): il programma deve segnalarti quando succede.

Chi vede cosa

L'inquilino vede il suo contratto e i suoi documenti, non quelli di chi c'era prima; un collaboratore, gli immobili che segue. Il GDPR, articolo 25, chiede che per impostazione predefinita i dati personali non siano accessibili a un numero indefinito di persone. Chiedi se ci sono ruoli diversi, se un accesso si toglie in un minuto, se a fine contratto l'ex inquilino perde l'accesso e se resta traccia di chi ha modificato cosa. Di norma il fornitore tratta i dati per conto tuo, quindi serve il contratto dell'articolo 28 del GDPR: ne parliamo in affidarsi a una web agency.

L'esportazione dei dati

Prima di firmare, esporta un contratto di prova con pagamenti e documenti: devi ottenere un file che apri con un foglio di calcolo e i documenti originali, non solo un PDF riassuntivo.

Dal 12 settembre 2025 il regolamento (UE) 2023/2854 sui dati chiede ai fornitori di servizi di trattamento dei dati, compresi i programmi usati online come servizio, di scrivere nel contratto come passi a un altro fornitore: preavviso di non più di due mesi, passaggio entro 30 giorni, elenco dei dati esportabili, almeno 30 giorni per recuperarli; dal 12 gennaio 2027, senza tariffe di passaggio. Alcune regole non valgono per i servizi fatti in gran parte su misura per un solo cliente, e a novembre 2025 la Commissione europea ha proposto di alleggerirne altre per i contratti firmati prima del 12 settembre 2025 (proposta COM(2025) 837). Anche il contratto dell'articolo 28 del GDPR deve prevedere che a fine servizio i dati personali ti siano restituiti o cancellati, a tua scelta.

Da dove partire

Prendi un contratto e compila la tabella con le sue date vere. Se tutto sta in un foglio e in una cartella, parti da lì; se no, porta quel contratto a due fornitori con le domande di questa guida.

Tauro Lab ha un suo software per gli affitti, Renter: canone addebitato su SEPA o carta, con pagamenti gestiti da Stripe e accreditati sul tuo conto, ricevute e archivio dei documenti, ticket di manutenzione, letture dei contatori e scadenze, un'app per gli inquilini. Valutalo con le stesse domande. Se ti serve un gestionale su misura, o un parere sul tuo caso, scrivici con il numero di immobili e come lavori oggi.

Domande frequenti

Chi deve registrare il contratto di affitto, il proprietario o l'inquilino?

La legge 431/1998, all'articolo 13, la mette a carico del locatore, entro trenta giorni. Per l'Agenzia delle Entrate può registrare anche l'inquilino, e dell'imposta rispondono tutti e due. Gli agenti immobiliari e chi possiede almeno 10 immobili devono registrare online.

Con la cedolare secca posso aumentare il canone in base all'ISTAT?

No. Con la cedolare secca rinunci ad aggiornare il canone per tutto il periodo dell'opzione, anche se il contratto prevede l'adeguamento ISTAT, e devi comunicarlo prima all'inquilino con raccomandata, salvo che la rinuncia sia già scritta nel contratto. Prima di scegliere il regime, senti il commercialista.

Un gestionale affitti registra il contratto all'Agenzia delle Entrate da solo?

Dipende dal programma. La registrazione passa dai servizi telematici dell'Agenzia, con il software RLI o RLI-web, oppure dall'ufficio con il modello RLI. Chiedi se il programma prepara solo i dati, se invia lui la richiesta o se il lavoro resta a te o al commercialista.

Queste regole valgono anche per gli affitti brevi?

Solo in parte. La cedolare secca sugli affitti brevi è del 21% per un immobile e del 26% per il secondo, e dal 2026 vale solo se nell'anno destini agli affitti brevi non più di due appartamenti: oltre, per l'Agenzia delle Entrate, l'attività si considera d'impresa.

Fonti

Scritto dal team di Tauro Lab, web agency e software house di Torino. Chi siamo