Gestione social media in azienda: cosa include davvero, di chi sono gli account e come impostare il rapporto con chi li gestisce

«Ai social ci pensiamo noi» può voler dire tre post al mese oppure un lavoro di tutti i giorni su quattro canali. Finché nessuno lo scrive, ognuno immagina la sua versione, e i problemi arrivano dopo: un post uscito senza che tu lo sapessi, un messaggio senza risposta per giorni, una pagina che a fine rapporto non riesci più ad aprire.

Qui non parliamo di cosa pubblicare: per quello c'è il piano editoriale social, e per scegliere il canale c'è social media marketing a Torino. Parliamo del rapporto con chi gestisce i tuoi social, collaboratore, freelance o agenzia, con le regole in vigore a novembre 2026.

Cosa include davvero la gestione dei social

Una gestione completa tocca sette attività. Per ognuna devi sapere chi la fa e cosa resta a te: nessuno fa bene i tuoi social senza materiale e risposte che arrivano dall'azienda.

Spesso restano fuori, e conviene chiederle per nome: il budget delle inserzioni, se è compreso nel compenso o si paga a parte; foto e video girati in sede; le collaborazioni con creator; scheda Google, WhatsApp e newsletter; l'assistenza su ordini e reclami che arrivano in chat; le emergenze, come un post sbagliato o un account bloccato.

Chi è proprietario di pagine e account

Pagine e account sono dell'azienda, e chi li gestisce ci lavora dentro. Su Facebook e Instagram il contenitore è il portfolio business di Meta, con cui gestisci in un unico luogo Pagine, account pubblicitari e altre risorse (Meta). Aprilo come azienda, con un indirizzo email aziendale, e metti lì Pagina, account Instagram e account pubblicitario, non nel portfolio dell'agenzia: solo l'organizzazione che possiede una risorsa può condividerla con un altro portfolio (Meta).

Due dettagli contano. Una Pagina Facebook deve avere almeno una persona con il controllo completo, altrimenti viene disattivata e programmata per l'eliminazione; e chi ha il controllo completo può rimuovere chiunque, anche te (Facebook). Meta consiglia di avere più di un amministratore (Meta): in pratica, due persone dell'azienda.

Altrove il principio è lo stesso. Sulla pagina LinkedIn il super admin ha tutti i permessi, il content admin crea e gestisce i contenuti, l'analyst vede solo le statistiche (LinkedIn): il super admin tienilo in azienda. TikTok ha il Business Center, dove si gestiscono account TikTok e account pubblicitari (TikTok), con membri Admin, che accedono a tutto, e Standard, che lavorano su ciò che viene loro assegnato (TikTok).

Come dare gli accessi senza dare la password

Dare la password sembra la via più corta, ma è contro le regole: le condizioni di Facebook chiedono di non condividerla e di non concedere ad altri l'accesso al proprio account (Condizioni d'uso, punto 3.1), quelle di LinkedIn di non condividere l'account con nessuno (Contratto di licenza, punto 2.2). Ogni piattaforma ha un modo per far entrare altre persone con un ruolo:

• su Facebook e Instagram aggiungi l'agenzia come partner con l'ID del suo portfolio business e scegli quali risorse condividere, con accesso completo o parziale, che vale per attività precise come creare contenuti, gestire inserzioni e rispondere ai messaggi (Meta);
• su LinkedIn assegni il ruolo che serve: content admin a chi pubblica, analyst a chi legge i numeri;
• su TikTok un Admin del tuo Business Center invita l'agenzia come partner;
• su Instagram, per gli account idonei, c'è l'accesso condiviso: una persona pubblica e commenta senza la tua password, e tu vedi quali azioni fa (Instagram).

Il criterio lo scrive Meta: a ognuno solo le autorizzazioni che servono al suo lavoro (Meta). All'agenzia l'accesso parziale, il controllo completo a due persone interne: Meta suggerisce di darlo al massimo a 10 persone (Meta) e permette di rendere obbligatoria la verifica in due passaggi per il portfolio (Meta). Per le password degli altri servizi c'è la guida alla sicurezza informatica per le PMI.

Cosa si firma prima di iniziare

L'accordo può essere breve, ma deve rispondere per iscritto a queste domande:

• quali canali, quanti contenuti al mese, quali attività della tabella sono comprese, con il budget delle inserzioni indicato a parte;
• chi approva, entro quanti giorni, e cosa succede se l'approvazione non arriva;
• in quanto tempo si risponde a commenti e messaggi, in quali giorni, e chi copre ferie e fine settimana;
• cosa contiene il report e quando arriva;
• di chi sono testi, grafiche, foto e video: la trasmissione dei diritti di utilizzazione va provata per iscritto (legge 633/1941, articolo 110), quindi scrivi dove puoi usarli, per quanto tempo, anche dopo la fine del rapporto, e se ricevi i file originali;
• come finisce: preavviso, consegna dei materiali, rimozione degli accessi.

Poi c'è la privacy. Commenti e messaggi contengono dati personali: nomi, foto, numeri di telefono, a volte richieste molto personali. Chi li tratta per conto tuo va vincolato con un contratto o un altro atto giuridico che fissi materia, durata, finalità, tipo di dati e obblighi (GDPR, articolo 28). Il titolare è la tua azienda: fai preparare o controllare l'atto dal tuo consulente.

Cosa si approva, e quando

Approvare ogni cosa, ogni giorno, toglie tempo a te e ritmo al lavoro; non approvare niente vuol dire scoprire i post insieme ai clienti. La via di mezzo ha tre livelli:

• una volta al mese, il piano del mese dopo: rubriche, calendario, offerte, date;
• a blocchi, i contenuti pronti, con una scadenza per chiedere modifiche;
• sempre e prima, le eccezioni: prezzi e promozioni, foto di clienti e dipendenti, collaborazioni pagate, risposte a reclami e critiche pubbliche, ogni euro di pubblicità.

Approva una persona, con un sostituto, non tutto l'ufficio. E scrivete cosa succede se il via libera non arriva: il contenuto salta, oppure esce uno di riserva già approvato. Per le inserzioni Meta offre l'approvazione tra pari: un utente di fiducia controlla l'inserzione prima che venga pubblicata (Meta).

Commenti e messaggi: chi risponde, entro quando, come

Nei preventivi le risposte occupano una riga, ma sono la parte che il cliente vede di più. Prima di iniziare preparate tre cose: i tempi di risposta, anche nel fine settimana; le risposte pronte alle domande che tornano; l'elenco di cosa passa subito a te, come prezzi su misura, reclami e rimborsi.

Nascondere ed eliminare non sono la stessa cosa. Su una Pagina Facebook un commento nascosto resta visibile a chi l'ha scritto e ai suoi amici, mentre uno eliminato sparisce per sempre (Facebook). Su Instagram puoi nascondere in automatico commenti e richieste di messaggi offensivi e filtrare parole, frasi, numeri ed emoji con lo strumento Parole nascoste (Instagram). Filtri e commenti nascosti servono per insulti e spam; una critica educata, anche dura, merita una risposta pubblica con i fatti.

Se un cliente scrive in un commento il suo numero o il suo problema, invitalo a scriverti in privato. La pagina non è solo affare della piattaforma: nel 2018 la Corte di giustizia dell'Unione europea ha riconosciuto una responsabilità congiunta del social network e dell'amministratore della pagina per i dati dei visitatori (causa C-210/16), e per le statistiche delle Pagine Meta prevede un accordo di contitolarità del trattamento (Meta).

Foto, musica e collaborazioni: le regole sui contenuti

• Persone riconoscibili: il ritratto di una persona non può essere esposto, riprodotto o messo in commercio senza il suo consenso, salvo le eccezioni di legge (legge 633/1941, articolo 96). Scrivete chi raccoglie il permesso di clienti e dipendenti e dove lo conserva.
• Musica: su TikTok i brani della Commercial Music Library sono autorizzati per l'uso commerciale, e nell'app li vedi con un account Business; TikTok avverte che promuovere un'attività con la libreria generale da un account personale espone al rischio di violare il diritto d'autore (TikTok). Sugli altri canali chiedi a chi monta i video da dove prende la musica e con quale licenza.
• Collaborazioni pagate: se un creator parla di te in cambio di soldi o prodotti gratis, su Facebook e Instagram il contenuto va pubblicato con lo strumento per i contenuti brandizzati, che tagga il partner commerciale (Meta); su TikTok si attiva l'impostazione per dichiarare i contenuti commerciali, e se il contenuto promuove un terzo compare l'etichetta «Paid partnership» (TikTok). Il Codice del consumo considera ingannevole promuovere un prodotto con contenuti pagati dall'impresa se il consumatore non può capirlo (articolo 23, lettera m); le linee guida AGCOM per gli influencer sono in social media marketing a Torino.

Il report del mese: come capire se funziona

Un report con sola copertura, follower e mi piace dice quanto si è lavorato, non se il lavoro serve. Chiedi che ogni mese ci siano:

• cosa era previsto e cosa è uscito davvero, con i contenuti saltati e il perché;
• i contenuti andati meglio e peggio, con una frase su cosa se ne impara;
• messaggi ricevuti, tempi di risposta, richieste passate a te;
• i contatti arrivati dai social, contati sempre con gli stessi criteri, e per le inserzioni quanto è stato speso e cosa ha portato;
• cosa si cambia il mese dopo.

Gli obiettivi si fissano prima del primo post, con il numero di partenza. Come contare i contatti e tracciare i link lo spieghiamo nel piano editoriale social. E le statistiche delle piattaforme devi poterle aprire anche da solo: un motivo in più per tenere il controllo completo in azienda.

Quando il rapporto finisce

È alla fine che si vede se gli account erano davvero tuoi. Con le basi giuste bastano quattro passaggi:

• togli l'agenzia dalla sezione Partner del portfolio, cosa che può fare chi ha il controllo completo (Meta), e su LinkedIn e TikTok togli ruoli e partner;
• controlla chi resta: Meta consiglia di rimuovere chi non accede al portfolio da 90 giorni e chi non ha configurato passkey o verifica in due passaggi (Meta);
• fatti consegnare file originali, calendario e report;
• chiedi che i dati personali trattati per tuo conto siano cancellati o restituiti, a tua scelta, come prevede l'articolo 28, paragrafo 3, lettera g, del GDPR.

Le indicazioni legali di questo articolo sono generali e non sostituiscono un parere: contratto, diritti sui contenuti e atto sul trattamento dei dati falli controllare a un consulente.

Da dove partire questa settimana

1. Apri le impostazioni di ogni pagina e account e scrivi chi ha accesso, con quale ruolo.
2. Se una Pagina sta nel portfolio di qualcun altro, chiarisci come passerà all'azienda prima di firmare qualsiasi cosa.
3. Scegli le due persone interne con il controllo completo e attiva la verifica in due passaggi.
4. Scrivi cosa vuoi dentro la gestione e cosa resta fuori, chi approva e in quanto tempo vuoi le risposte ai clienti.

Se vuoi farti affiancare, la pagina sulla gestione dei social di Tauro Lab spiega come lavoriamo: ogni mese il calendario da approvare, e nessun contenuto pubblicato senza il tuo via libera. Puoi anche scriverci con i canali che hai e chi li segue oggi.

Domande frequenti

Meglio dare la password o aggiungere l'agenzia come partner?

Come partner o con un ruolo. Le condizioni di Facebook chiedono di non condividere la password e di non concedere ad altri l'accesso al proprio account, quelle di LinkedIn di non condividere l'account. Con un ruolo dai solo i permessi che servono e puoi cambiarli o toglierli in qualsiasi momento, senza cambiare password a tutti.

La Pagina l'ha aperta l'agenzia anni fa: è mia?

Dipende da dove si trova. Apri le impostazioni e guarda a quale portfolio business appartiene e chi ha il controllo completo. Per Meta solo l'organizzazione che possiede una risorsa può condividerla con un altro portfolio: se la Pagina è nel portfolio dell'agenzia, decide l'agenzia chi entra. Chiedi per iscritto come e quando la proprietà passerà alla tua azienda.

Devo approvare ogni singolo post?

No, se avete scritto le regole: il piano del mese si approva una volta, i contenuti a blocchi con una scadenza, e passano sempre da te solo le eccezioni, come prezzi, foto di persone, collaborazioni pagate e pubblicità. Se preferisci non approvare niente, scrivilo: ma è sempre la tua azienda a parlare.

Il report dice che la copertura cresce, ma non arrivano clienti: cosa faccio?

Guarda i contatti, non la copertura. Se dopo qualche mese restano fermi, chiedi un'ipotesi e un cambio preciso da provare per un mese: un canale, un formato, una frase finale che chieda un'azione. Se nel report non c'è nessun numero sui contatti, è il primo punto da cambiare.

Fonti

• Condizioni d'uso di Facebook, punto 3.1 (in vigore dal 1 gennaio 2025)
• Contratto di licenza di LinkedIn, punto 2.2 (User Agreement)
• Centro assistenza di Facebook: informazioni sull'accesso alla Pagina Facebook
• Meta: come concedere a un partner l'accesso alle risorse business del portfolio business
• Meta: best practice per concedere l'accesso a una Pagina in Meta Business Suite
• Meta: autorizzazioni per portfolio e risorse business in Meta Business Suite
• Meta: autenticazione a due fattori per il portfolio business
• Meta: best practice per rendere più sicuro un portfolio business
• Meta: rimozione di partner dal portfolio business
• Instagram: come condividere un account Instagram con qualcuno
• Instagram: come nascondere i commenti o le richieste di messaggi che non vuoi vedere
• Centro assistenza di Facebook: nascondere i commenti sulla Pagina
• Meta: normative sui contenuti brandizzati
• Meta: informazioni su Insights della Pagina e accordo di contitolarità
• LinkedIn: ruoli e autorizzazioni degli amministratori della pagina
• TikTok: ruoli e autorizzazioni nel Business Center
• TikTok: risorse e autorizzazioni nel Business Center
• TikTok: come attivare l'impostazione per dichiarare i contenuti commerciali
• TikTok for Business: la Commercial Music Library
• EUR-Lex: regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articolo 28
• EUR-Lex: Corte di giustizia UE, sentenza del 5 giugno 2018, causa C-210/16
• Normattiva: legge 633/1941, articolo 96 (ritratto)
• Normattiva: legge 633/1941, articolo 110 (trasmissione dei diritti per iscritto)
• Normattiva: Codice del consumo, articolo 23 (pratiche commerciali ingannevoli)

Scritto dal team di Tauro Lab, web agency e software house di Torino. Chi siamo